Intranet là gì? Mọi thứ về intranet nhất định bạn phải biết như lịch sử intranet, lợi ích của intranet, khác biệt giữa intranet với extranet với intranet portals.
 |
| Intranet là gì? Mọi thứ về intranet nhất định bạn phải biết |
Intranet là gì?
Intranet là mạng nội bộ là một mạng riêng chỉ có thể được truy cập bởi người dùng được ủy quyền. Tiền tố “nội bộ” có nghĩa là “bên trong” và do đó ngụ ý một mạng nội bộ được thiết kế để liên lạc nội bộ. “Inter” (như trong Internet) có nghĩa là “giữa”. Vì chỉ có một Internet là danh từ riêng nên “Internet” được viết hoa. Bởi vì nhiều mạng nội bộ tồn tại trên khắp thế giới là danh từ chung nên “intranet” là chữ thường.
Một số mạng nội bộ được giới hạn trong một mạng cục bộ (LAN) cụ thể, trong khi một số mạng khác có thể được truy cập từ các địa điểm từ xa qua Internet. Mạng nội bộ nói chung là an toàn nhất vì chúng chỉ có thể được truy cập từ trong mạng. Để truy cập mạng nội bộ qua mạng diện rộng (WAN), thông thường bạn cần nhập thông tin đăng nhập.
Theo trainghiemhay.com, mạng nội bộ phục vụ nhiều mục đích khác nhau, nhưng mục tiêu chính của họ là tạo điều kiện cho giao tiếp nội bộ. Ví dụ: một doanh nghiệp có thể tạo một mạng nội bộ để cho phép nhân viên chia sẻ an toàn các tin nhắn và tệp với nhau. Nó cũng cung cấp một cách đơn giản để quản trị viên hệ thống phát thông báo và tung ra các bản cập nhật cho tất cả các máy trạm được kết nối với mạng nội bộ.
Hầu hết các giải pháp mạng nội bộ cung cấp giao diện dựa trên web để người dùng truy cập. Giao diện này cung cấp thông tin và công cụ cho nhân viên và các thành viên trong nhóm.
Nó có thể bao gồm lịch, thời gian dự án, danh sách nhiệm vụ, tệp bí mật và công cụ nhắn tin để liên lạc với người dùng khác. Trang web mạng nội bộ thường được gọi là cổng thông tin và có thể được truy cập bằng URL mạng nội bộ tùy chỉnh. Nếu mạng nội bộ bị giới hạn trong một mạng cục bộ, nó sẽ không đáp ứng với các yêu cầu bên ngoài.
Ví dụ về các dịch vụ mạng nội bộ bao gồm Microsoft SharePoint, Huddle, Igloo và Jostle. Mặc dù một số dịch vụ là nguồn mở và miễn phí, hầu hết các giải pháp mạng nội bộ đều yêu cầu một khoản phí hàng tháng. Chi phí thường liên quan đến số lượng người dùng trong mạng nội bộ.
Lịch sử hình thành intranet thế nào?
Mạng nội bộ đã đi một chặng đường dài kể từ lần đầu tiên leo lên bối cảnh kỹ thuật số vào những năm 1990. Để hiểu vai trò của họ ngày hôm nay, điều này giúp nhìn lại các phiên bản sớm nhất và xem họ đã phát triển như thế nào.
Những năm 1990: World Wide Web bùng nổ vào sử dụng thương mại rộng rãi. Thời kỳ này cũng làm cho sự xuất hiện sớm nhất của mạng nội bộ, theo truyền thống như một trang chào mừng duy nhất với thông tin cơ bản, thiết yếu của công ty.
Giao diện phẳng, nặng về văn bản với các siêu liên kết màu xanh truyền thống, họ đã phục vụ để cung cấp thông tin liên lạc cơ bản của công ty trước khi phát triển hệ thống quản lý tài liệu cồng kềnh (DMS) vào giữa cuối những năm 1990.
(Mạng nội bộ sớm nhất của Đại học Princeton, có từ năm 1996, thể hiện giao diện của các phiên bản đơn giản, phẳng và khá khô của các mạng nội bộ đầu tiên. Chúng có ảnh chụp màn hình này trong một blog thảo luận về thiết kế lại trang web của họ.)
Những năm 2000: Công nghệ đã phát triển và mạng nội bộ cũng theo đó. Các tính năng của bàn trợ giúp đã được giới thiệu, cho phép người dùng thực hiện các quy trình giao dịch như tìm đồng nghiệp trên thư mục nhân viên, thực hiện các chức năng nhân sự cơ bản như vắng mặt đặt phòng hoặc tìm kiếm thông tin.
Các nền tảng bắt đầu tích hợp thương hiệu và bản sắc của công ty với nội dung và ứng dụng được thiết kế để hỗ trợ nhân viên trong các vai trò hàng ngày của họ. Mặc dù vẫn được coi trọng như một công cụ thông tin của công ty, mạng nội bộ có thể triển khai các tính năng tìm kiếm tốt hơn, cho phép nhân viên truy cập thông tin họ cần một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Những năm 2010: Bước vào phạm vi công cộng là hiện tượng trở thành phương tiện truyền thông xã hội. Nhận thức được giá trị của các công cụ này, nhiều mạng nội bộ bắt đầu tuân theo và tích hợp các chức năng xã hội cơ bản bao gồm các công cụ viết blog hạn chế, wiki và diễn đàn thảo luận. Bây giờ, mạng nội bộ không còn liên lạc một chiều từ trên xuống: đó là nơi dành cho các cuộc trò chuyện .
Mạng nội bộ cũng quét qua các phát triển trong quản lý tài liệu, cung cấp quyền truy cập tốt hơn vào thông tin tập trung. Cộng đồng bắt đầu xuất hiện, khi các hình thức hợp tác ban đầu xuất hiện. Các hình thức cũng chứng kiến sự cải tiến, có nghĩa là mạng nội bộ có thể đóng vai trò đa chức năng trong kinh doanh: giúp nhân viên tự phục vụ và làm cho một số quy trình công việc cơ bản, phổ biến hiệu quả hơn.
Những năm gần đây: Quét các phát triển trên phương tiện truyền thông xã hội, mạng nội bộ hiện được ưu tiên cho hồ sơ người dùng và kết hợp một loạt các tính năng xã hội, chẳng hạn như @mentioning, #tagging, tiểu blog hoặc bình luận. Các luồng hoạt động cung cấp thông tin và thông tin chi tiết theo thời gian thực , trong khi các thuật toán và phân tích dữ liệu ngày càng tinh vi cho phép cá nhân hóa nhiều hơn, đẩy nội dung được đề xuất cho người dùng.
Trải nghiệm người dùng được tập trung và đầu tư nhiều hơn, với sự phát triển về thiết kế, khả năng tiếp cận, hiệu suất và hành trình người dùng. Chức năng tích hợp hiện nay rất phổ biến, với các mạng nội bộ được thiết kế để hợp tác với các ứng dụng khác.
Intranet, như chúng ta biết và nhận ra chúng ngày nay, đã bị loại bỏ khỏi các phiên bản đầu tiên trong thị trường doanh nghiệp và cho thấy sự linh hoạt tuyệt vời để phát triển và thay đổi theo xu hướng công nghệ rộng lớn hơn.
Mạng nội bộ được sử dụng để làm gì?
Như chúng ta đã khám phá trong lịch sử, mạng nội bộ giờ đây có thể thể hiện một loạt các tính năng và chức năng, cho phép chúng phục vụ nhiều mục đích lớn.
Những gì một mạng nội bộ cụ thể được sử dụng sẽ được quyết định bởi tổ chức cá nhân và các mục tiêu, kinh nghiệm và văn hóa của nó. Tuy nhiên, việc sử dụng phổ biến nhất của mạng nội bộ sẽ bao gồm:
Truy cập thông tin: với hệ thống quản lý nội dung (CMS) và thường được tích hợp với hệ thống quản lý tài liệu của tổ chức (DMS), mạng nội bộ có thể được sử dụng để lưu trữ tập trung và truy cập tài liệu, chính sách và thông tin nhân viên yêu cầu để thực hiện vai trò của họ.
Kết nối mọi người: các tổ chức toàn cầu hóa và những người có nhân viên làm việc từ xa, trên tuyến đầu hoặc trên một loạt các địa điểm văn phòng phải đối mặt với những thách thức kết nối nhân viên của họ. Mạng nội bộ giúp các đồng nghiệp tìm thấy nhau, kết nối và giao tiếp: xây dựng văn hóa ảo.
Quản lý vòng đời của nhân viên: với khả năng trình bày thông tin và trang chủ phù hợp cùng với quản lý quyền, các chức năng nhân sự có thể giúp đỡ nhân viên mới trên tàu một cách hiệu quả , mang lại trải nghiệm nhân viên đặc biệt để giải quyết tỷ lệ doanh thu 40% trong tháng đầu tiên được xem xét bởi nhiều tổ chức Các giải pháp).
Quản lý kiến thức: bên cạnh thông tin và tài liệu chính thức, các tổ chức thường nắm giữ lượng kiến thức rộng lớn giữa các nhân viên của họ. Thông qua các diễn đàn, khu vực thảo luận, bảng ý tưởng và khu vực nhóm, nhân viên có thể đặt câu hỏi hoặc tiếp cận kiến thức của đồng nghiệp thông qua mạng nội bộ – và tốt nhất là kiến thức đó được doanh nghiệp nắm bắt và lưu giữ trên nền tảng có thể tìm kiếm, ngay cả sau khi cá nhân đó rời khỏi tổ chức.
Hoàn thành nhiệm vụ hoặc quy trình công việc: kết hợp các biểu mẫu hoặc ứng dụng giao dịch với thông tin được lưu trữ, mạng nội bộ cho phép nhân viên tự phục vụ và hoàn thành các quy trình chung – chẳng hạn như đặt chỗ nghỉ phép, gửi chi phí hoặc thực hiện đào tạo nội bộ, tất cả thông qua mạng nội bộ của họ.
Truyền thông nội bộ: thông qua các công cụ xã hội và truyền thông như blog, wiki, diễn đàn và thảo luận, mạng nội bộ có thể được sử dụng để tạo điều kiện giao tiếp nội bộ hai chiều hiệu quả giữa quản lý và nhân viên.
Đo lường và cải thiện sự tham gia của nhân viên: được biết là có tác động quan trọng đến hiệu quả kinh doanh, nhưng vẫn là một trong những thách thức lớn nhất đối với các nhà lãnh đạo doanh nghiệp. Với việc giới thiệu các công cụ khảo sát xung tích hợp để đo Điểm Promoter Net của nhân viên (eNPS) hoặc đơn giản thông qua việc trao quyền cho nhân viên bằng giọng nói thông qua các diễn đàn, blog, công cụ xã hội và hơn thế nữa, các tổ chức có thể sử dụng mạng nội bộ của họ để khai thác tình cảm của nhân viên, điểm chuẩn và giải quyết mối quan tâm.
Hỗ trợ các mục tiêu kinh doanh chiến lược: mạng nội bộ có thể đóng vai trò tích cực trong việc hỗ trợ các mục tiêu kinh doanh cấp cao như xây dựng, nhúng và truyền đạt văn hóa chung , cải thiện sự gắn kết của nhân viên hoặc cải thiện tỷ lệ giữ chân nhân viên.
Sự khác nhau giữa intranet với extranet với intranet portals?
Khi nghiên cứu ‘mạng nội bộ là gì’, bạn có thể gặp phải một số thuật ngữ hoặc biến thể khác nhau. Một số phổ biến nhất bao gồm extranet và intranet portals, thường được sử dụng thay thế cho nhau – gây nhầm lẫn.
Chúng tôi khám phá đầy đủ sự khác biệt giữa mạng nội bộ, extranet và intranet portals với tóm tắt nhanh thế này:
Extranet cho phép truy cập có kiểm soát đối với người dùng bên ngoài được ủy quyền vào mạng nội bộ của công ty. Ví dụ: tổ chức của bạn có thể chọn cho phép truy cập có chọn lọc vào một số nhà cung cấp, đối tác, nhà cung cấp hoặc thậm chí là khách hàng vào mạng nội bộ của công ty bạn, để tạo điều kiện thuận lợi cho các quy trình kinh doanh nhất định như quản lý hàng tồn kho.
Cổng Intranet hoạt động như một cổng hoặc “cửa” tập trung đến các trang web hoặc ứng dụng khác trong doanh nghiệp. Ví dụ: người dùng có thể đăng nhập vào mạng nội bộ của công ty và từ đó, có được quyền truy cập liền mạch vào hệ thống nhân sự hoặc bảng lương của công ty.
Nhiều giải pháp mạng nội bộ hàng đầu thị trường hiện cung cấp các hình thức chức năng khác nhau này như là tiêu chuẩn. Trong khi chúng có thể là các ứng dụng riêng biệt trong lịch sử, tính linh hoạt và năng lực của mạng nội bộ hiện đại ngày càng khiến các định nghĩa này trở nên dư thừa. Trong thực tế, bây giờ họ là tất cả một và giống nhau.
Lợi ích của mạng nội bộ là gì?
Như chúng ta đã khám phá, mạng nội bộ có thể đội nhiều mũ trong một tổ chức và phục vụ nhiều cộng đồng, phòng ban và mục tiêu. Do đó, lợi ích cũng rộng như vậy – và có lẽ quá rộng để chúng ta thực thi công lý ở đây.
Tuy nhiên, khi nghiên cứu mạng nội bộ, bạn sẽ bắt gặp một số lợi ích thường được trích dẫn mà các tổ chức báo cáo sau khi triển khai dự án mạng nội bộ thành công, bao gồm:
- Giao tiếp đã cải thiện.
- Tăng năng suất.
- Mức độ gắn kết của nhân viên cao hơn , với việc giảm doanh thu nhân viên sau đó.
- Trải nghiệm nhân viên nâng cao, với hiệu ứng domino đối với trải nghiệm của khách hàng.
- Hiệu quả kinh doanh, cùng với tiết kiệm thời gian và chi phí cho tổ chức.
- Hợp tác toàn công ty lớn hơn, dẫn đến mức độ đổi mới, năng suất cao hơn và giải quyết vấn đề hiệu quả.
- Một nền văn hóa chung, với tầm nhìn rộng hơn về tầm nhìn, giá trị, thành công và định hướng của công ty – ngay cả đối với nhân viên làm việc từ xa.
- Hợp lý hóa và nâng cao kiến trúc điện toán kinh doanh , dẫn đến trải nghiệm kỹ thuật số được cải thiện và ngăn xếp công nghệ hiệu quả, hướng đến người dùng.
Theo truyền thống, những lợi ích của mạng nội bộ đã được thử thách để chứng minh khi chúng nằm trong khung ‘các biện pháp mềm’, có thể khó định lượng. Nghiên cứu, đo từ xa và dữ liệu sử dụng hiện chứng minh vai trò không thể chối cãi của mạng nội bộ trong việc định hình trải nghiệm của nhân viên và cuối cùng, thúc đẩy kết quả kinh doanh tích cực.
