Kaizen là gì? 10 cuốn sách về Kaizen hay nhất nên đọc

Kaizen là chìa khóa thành công của người Nhật và Kaizen được công nhận trên toàn thế giới. 10 cuốn sách về Kaizen hay nhất giúp công ty, doanh nghiệp có được chiến lược cạnh tranh lâu dài và thành công.

Kaizen là gì?

Hơn 30 năm trước, Masaaki Imai ngồi viết cuốn sách đột phá ‘KAIZEN: Chìa khóa thành công cạnh tranh của Nhật Bản’ (McGraw Hill).

Thông qua cuốn sách này, thuật ngữ KAIZEN đã được giới thiệu ở thế giới phương tây. Ngày nay, KAIZEN được công nhận trên toàn thế giới là một trụ cột quan trọng trong chiến lược cạnh tranh lâu dài của một tổ chức.
Kể từ khi giới thiệu thuật ngữ này như một cách tiếp cận có hệ thống để cải thiện kinh doanh, các công ty triển khai KAIZEN đã liên tục mang lại kết quả vượt trội.

“KAIZEN có nghĩa là cải tiến. Hơn nữa, nó có nghĩa là tiếp tục cải thiện cuộc sống cá nhân, cuộc sống gia đình, đời sống xã hội và cuộc sống làm việc. Khi áp dụng vào nơi làm việc, KAIZEN có nghĩa là tiếp tục cải thiện liên quan đến tất cả mọi người – cả người quản lý và người lao động.” Masaaki Imai, người sáng lập Viện Kaizen cho biết.

Mặc dù một số người quen thuộc với thuật ngữ này, nhiều người không chắc chắn chính xác ý nghĩa của nó. Đó có phải là một quá trình làm việc? Một loại triết lý hoặc cách tiếp cận để quản lý một doanh nghiệp? Hoặc tên của người đã đưa ra nó?

Không có gì đáng ngạc nhiên khi thấy sự kỳ lạ của từ này – ‘Kaizen’ không thực sự cho đi nhiều về ý nghĩa của nó. Nhưng nếu bạn quan tâm đến việc cải thiện hiệu quả, thành công cạnh tranh và tăng lợi nhuận, thì Kaizen là thứ đáng để tìm hiểu.
Trong bài viết này, trainghiemhay.com giúp bạn trả lời câu hỏi ‘Kaizen là gì?’ và nhìn vào cách nó có thể cải thiện kết quả kinh doanh của bạn.

Kaizen là gì?

Kaizen là một thuật ngữ chỉ sự cải tiến đang diễn ra hoặc liên tục. Định nghĩa của kaizen xuất phát từ hai từ tiếng Nhật: ‘kai’ có nghĩa là ‘thay đổi’ và ‘zen’ có nghĩa là ‘tốt’.
Triết lý của Nhật Bản được Toyota giới thiệu lần đầu tiên vào những năm 1980 và kể từ đó đã được hàng ngàn công ty trên toàn cầu áp dụng. Sự chuyển đổi tinh gọn này khuyến khích một nền văn hóa cải tiến, dần dần tăng chất lượng, hiệu quả và lợi nhuận.

Vậy, kaizen chính xác là gì? Đó là kiểm soát quy trình thống kê giúp cải thiện chất lượng trong mọi khía cạnh của doanh nghiệp của bạn. Nhân viên được trao quyền để đề xuất các ý tưởng giải quyết các vấn đề phổ biến để họ không tái phạm.
Bằng cách giải quyết vấn đề trực tiếp, họ không được phép tồn tại và phát triển thành những thách thức lớn hơn. Cách tiếp cận cơ sở này mang lại những cải tiến gia tăng cộng với những chiến thắng lớn. Sự chuyển đổi kỹ thuật số nạc này đã bắt đầu, tiết kiệm thời gian quý báu của nhân viên và trao quyền cho họ.

Kaizen được phát triển như thế nào?

Kaizen đã nổi tiếng bởi công ty sản xuất xe hơi Nhật Bản, Toyota . Trong những năm 1980, Toyota đã dẫn đầu về việc phát triển một quy trình kinh doanh để nắm bắt các vấn đề trong sản xuất ngay khi chúng xảy ra.
Nếu có gì đó không đúng, thì toàn bộ dây chuyền sản xuất sẽ ngừng hoạt động để nhân viên có thể xác định giải pháp. Điều này sau đó sẽ được thực hiện để vấn đề không xảy ra lần nữa.
Theo thời gian, những cải tiến nhỏ cho hệ thống sản xuất của Toyota đã cho phép nó trở thành một trong những sản phẩm hiệu quả và đáng tin cậy nhất trên thế giới. Khi các công ty khác tìm cách mô phỏng kết quả của Toyota, họ đã chuyển sang triết lý Kaizen như một cách để tái tạo thành công của họ.

Lợi ích của Kaizen là gì?

Cách tiếp cận Kaizen có lợi cho nhiều mô hình kinh doanh và triết lý hoạt động. Nó có thể cải thiện quy trình làm việc, loại bỏ lãng phí, cải thiện chất lượng và tăng lợi nhuận của công ty bạn.
Mặc dù nó không phải là một sửa chữa nhanh chóng, việc thực hiện Kaizen có thể dẫn đến tăng trưởng nhất quán và lâu dài. Hãy xem xét một số cách mà Kaizen có thể cải thiện nơi làm việc và kết quả kinh doanh tổng thể.

1. Cải tiến liên tục cho sản phẩm và dịch vụ của bạn

Thực hiện triết lý của Nhật Bản để kết quả kinh doanh trong cải tiến sản phẩm và dịch vụ. Bạn có thể giải quyết những vấn đề nhỏ ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, dẫn đến chi phí trả lại và thay thế.
Do cải thiện chất lượng, sự hài lòng của khách hàng tăng lên vì họ gặp ít vấn đề tiêu cực hơn. Điều này giúp nâng cao uy tín và kết quả thương hiệu của bạn trong truyền miệng vô giá, dẫn đến tăng doanh số và doanh thu.

2. Mang lại lợi thế cạnh tranh

Trong kinh doanh hiện đại, đôi khi có thể khó khăn để duy trì lợi thế rõ ràng so với đối thủ cạnh tranh của bạn. Nếu họ có khoản đầu tư lớn hơn hoặc nhanh nhẹn hơn khi đổi mới, bạn có thể thành công.
Nhưng kaizen có thể cung cấp cho bạn một lợi thế khác biệt so với những người khác trong ngành của bạn và giúp bạn trở thành người lãnh đạo thống trị. Bạn có thể thiết lập nguyên nhân gốc rễ của cách tăng năng suất.
Bằng cách cải thiện chất lượng, năng suất và hiệu quả của bạn, bạn có thể mở rộng một khách hàng tiềm năng mà những người khác không thể phù hợp (cho dù họ đầu tư bao nhiêu vào R & D hoặc tiếp thị).
Tư duy cải tiến quy trình này cũng dẫn đến một lực lượng lao động có tay nghề cao, tạo ra giá trị lâu dài cho công ty của bạn.

3. Khuyến khích tư duy cơ sở

Kaizen không phải là một quá trình chỉ ảnh hưởng đến quản lý. Nó được thực hiện bởi các nhân viên tuyến đầu trong công ty, bất kể vai trò hay thâm niên của họ là gì.
Theo thời gian, nhân viên bắt đầu suy nghĩ theo những cách khác nhau về cách họ tiếp cận công việc hàng ngày. Nó khuyến khích nhân viên chủ động và đề xuất cải tiến cách thức thực hiện, thay vì cảm thấy bất lực trong vai trò của mình.
Khi những ý tưởng này được thực hiện trên tàu và kết quả đã thành hiện thực, họ bắt đầu thấy giá trị và tác động của đầu vào của họ. Điều này làm cho nhân viên tuyến đầu có xu hướng cung cấp thêm thông tin phản hồi tiếp tục mang lại lợi ích cho công ty.
Việc các nhân viên ở cấp cơ sở hiểu được các vấn đề rõ ràng hơn quản lý cấp trên là điều phổ biến vì họ giải quyết hoặc giải quyết chúng mỗi ngày.

4. Văn hóa cải tiến liên tục

Các doanh nghiệp thực hiện Kaizen thường có lực lượng lao động tham gia cao. Bằng cách cải thiện các quy trình và sản phẩm của công ty, họ cũng cải thiện văn hóa.
Nhân viên được trao quyền để thực hiện các thay đổi và biết rằng ý kiến của họ có vấn đề. Họ hiểu rằng những đóng góp của họ có thể dẫn đến một sự thay đổi có ý nghĩa giúp tạo ra cảm giác thỏa mãn. Điều này thực hiện trong toàn tổ chức và dẫn đến một nền văn hóa chia sẻ tích cực và nơi làm việc thú vị hơn.

5. Tránh Silo thông tin

Một điều mà các công ty thường đấu tranh để không mắc phải là im lặng. Thông tin không được truyền đạt giữa các bộ phận hoặc cấp quản lý khác nhau dẫn đến sự thất vọng ở tất cả các phía.
Sự cố trong giao tiếp có thể có kết quả tốn kém, cả về tài chính và tinh thần. Nhưng Kaizen mở ra các kênh này và tạo điều kiện cho các tương tác hiệu quả hơn giữa các đội.
Mọi người được khuyến khích chia sẻ ý tưởng và đề xuất để nó trở thành một phần tự nhiên trong cuộc sống công việc hàng ngày. Điều này dẫn đến sự hợp tác lớn hơn và tăng sự tin tưởng giữa các bộ phận.

6. Tăng năng suất làm việc

Kaizen cho phép bạn cải thiện năng suất bằng cách tăng hiệu quả của bạn. Ít vấn đề chất lượng và lợi nhuận sản phẩm thúc đẩy sản lượng chung của tổ chức.
Những cải tiến trong văn hóa công ty và sự gắn kết của nhân viên có nghĩa là nhân viên có xu hướng tự nhiên đưa nhiều hơn vào công việc của họ.
Điều này dẫn đến loại năng suất không thể bị ép buộc thông qua khiển trách hoặc mua bằng tiền thưởng.

7. Tăng cường sự sáng tạo

Các công ty thường tìm kiếm những cách sáng tạo hơn để tiếp cận những thách thức trong kinh doanh. Nhưng bản chất của sự sáng tạo có nghĩa là không có sách quy tắc hoặc hướng dẫn để tuân theo, vì vậy việc bồi dưỡng nó ở nơi làm việc có thể khó khăn.
Tuy nhiên, phương pháp làm việc Kaizen khuyến khích nhân viên suy nghĩ sáng tạo hàng ngày. Nó đòi hỏi họ phải đưa ra giải pháp cho những vấn đề bất ngờ khi chúng phát sinh và dạy họ cách suy nghĩ bên ngoài.
Điều này tạo ra một văn hóa sáng tạo nơi mọi người được trao quyền để đưa ra những ý tưởng mới và chia sẻ chúng một cách cởi mở.

8. Cải thiện tinh thần đồng đội

Những cải tiến về văn hóa công ty, loại bỏ suy nghĩ ngớ ngẩn và khuyến khích sáng kiến cơ sở đều góp phần làm việc nhóm tốt hơn. Nhân viên có xu hướng giao tiếp và hợp tác với những người khác khi họ cố gắng cải thiện công ty.
Thay vì dựa vào những ngày xây dựng đội nhóm hai lần một năm, Kaizen mang đến một sáng kiến làm việc nhóm liên tục, mang lại kết quả có ý nghĩa. Bằng cách khai thác sức mạnh của sự hợp tác đa chức năng, bạn sẽ phát triển lực lượng lao động mạnh mẽ và kiên cường.

Quá trình Kaizen có thể được tóm tắt chỉ còn bốn bước: PDCA. Dưới đây là tổng quan nhanh về những gì mỗi bước đòi hỏi:

Kế hoạch – xác định mục tiêu của bạn và cách bạn sẽ đạt được nó.
Làm – thực hiện kế hoạch và thực hiện bất kỳ thay đổi cần thiết để đảm bảo nó hoạt động.
Kiểm tra – đánh giá kết quả và xác định các cơ hội để cải thiện.
Đạo luật – thực hiện các điều chỉnh dựa trên những gì được tìm thấy trong bước trước.

Bằng cách áp dụng phương pháp PDCA này cho các dự án tại nơi làm việc, bạn có thể tối đa hóa hiệu quả của chúng và cải thiện kết quả cuối cùng của chúng.
Nếu một sự kiện Kaizen xảy ra, thì bạn thực hiện các bước ngay lập tức để giải quyết nó và lên ý tưởng để ngăn chặn sự tái diễn của nó. Nếu đó là một thứ gì đó đặc biệt nghiêm trọng hoặc tốn nhiều tài nguyên, thì có thể cần phải có Kaizen blitz.

Năm S của Kaizen là gì?

Năm Five S của Kaizen là một cách tiếp cận có hệ thống dẫn đến các hệ thống hoàn hảo, chính sách, quy tắc và quy định tiêu chuẩn để tạo ra văn hóa làm việc lành mạnh tại tổ chức.
Đúng vậy, quá trình Kaizen đóng một vai trò quan trọng trong sự hài lòng của nhân viên và sự hài lòng của khách hàng thông qua những thay đổi nhỏ liên tục và loại bỏ các khiếm khuyết.
Các công cụ Kaizen tạo ra một nơi làm việc được tổ chức tốt dẫn đến năng suất tốt hơn và mang lại kết quả tốt hơn. Nó cũng dẫn đến những nhân viên cảm thấy gắn bó với tổ chức.

Năm S chi tiết gồm:

SEIRI – SEIRI là viết tắt của Sắp xếp. Theo Seiri, nhân viên nên sắp xếp và sắp xếp mọi thứ tốt. Dán nhãn các vật phẩm như là Cần thiết, và Quan trọng nhất, Gần quan trọng nhất, Hiện tại không cần thiết, ngay bây giờ, không cần thiết… Bỏ qua tất cả những gì là vô ích. Hãy để qua một bên những gì không cần thiết vào lúc này. Các vật phẩm quan trọng và quan trọng nhất nên được giữ ở nơi an toàn.
SEATION – Seition có nghĩa là tổ chức. Nghiên cứu nói rằng nhân viên lãng phí một nửa thời gian quý báu của họ để tìm kiếm các mặt hàng và các tài liệu quan trọng. Mỗi vật phẩm nên có không gian riêng và chỉ được giữ ở vị trí của nó.
SEISO – Từ SEISO có nghĩa là tỏa sáng nơi làm việc. Nơi làm việc nên được giữ sạch sẽ. Các tài liệu cần thiết nên được giữ trong các thư mục và tập tin thích hợp. Sử dụng tủ và ngăn kéo để lưu trữ các mặt hàng của bạn.
SEIKETSU – SEIKETSU đề cập đến Tiêu chuẩn hóa. Mỗi tổ chức cần phải có các quy tắc tiêu chuẩn nhất định và thiết lập các chính sách để đảm bảo chất lượng cao.
SHITSUKE hoặc Kỷ luật tự giác – Nhân viên cần tôn trọng chính sách của tổ chức và tuân thủ các quy tắc và quy định. Kỷ luật tự giác là điều cần thiết. Thực hiện theo các thủ tục làm việc và điều đó mang đến cho bạn cảm giác tự hào và tôn trọng tổ chức.

10 cuốn sách Kaizen hay nhất nên đọc

1. The Toyota Way: 14 Management Principles from the World’s Greatest Manufacturer

Cuốn sách thể hiện rõ ràng nguồn gốc thành công của Toyota đến với công chúng. Thay vì hướng dẫn độc giả về các khía cạnh kỹ thuật của TPS, Tiến sĩ Liker tập trung vào 14 triết lý kinh doanh chính và các nguyên tắc quản lý xác định phong cách quản lý của Toyota, mà không có tổ chức nào nhắm đến việc sao chép các kỹ thuật TPS chắc chắn sẽ không tạo ra kết quả.

2. The Machine that Changed the World

Cuốn sách đầu tiên viết về thuật ngữ Lean, các tác giả Womack và Jones là những người đầu tiên nói rõ các nguyên tắc của Lean, ghi lại đầy đủ các ưu điểm của nó và lý do đằng sau thành công của Toyota.
Cuốn sách này là một hướng dẫn cần thiết cho các nhà lãnh đạo tìm kiếm một sự chuyển đổi nạc thành công cho các tổ chức của họ.

3. Kaizen Express: Fundamentals for Your Lean Journey

Viết bởi John Shook, người đã học về quản lý tinh gọn khi làm việc tại Toyota (ông trở thành người quản lý người Mỹ đầu tiên ở Nhật Bản và sau đó trở thành tổng giám đốc hành chính và lập kế hoạch tại trung tâm nghiên cứu, phát triển và kỹ thuật Bắc Mỹ của Toyota).
Ông giúp chuyển giao các hệ thống Kaizen từ Nhật Bản với phần còn lại của thế giới, Kaizen Express ban đầu được phát triển như một công cụ hỗ trợ giảng dạy các yếu tố cần thiết của TPS cho độc giả Nhật Bản và độc giả không phải người Nhật làm việc cùng nhau tại các nhà máy Nhật Bản trên khắp thế giới.

Cuốn sách hướng dẫn các cá nhân và nhóm thông qua các nguyên tắc cơ bản của việc thực hiện và thực hiện các nguyên tắc, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc học bằng cách thực hiện. Nó bao gồm bảng chú giải các thuật ngữ TPS và các hình thức tiêu chuẩn có thể được sử dụng để triển khai TPS tại các địa điểm sản xuất.

4. The Toyota Production System: Beyond Large-Scale Production

Được viết bởi người đóng góp chính của Hệ thống sản xuất Toyota, Taiichi Ohno, cuốn sách này cung cấp cái nhìn sâu sắc về lịch sử và sự phát triển của TPS theo quan điểm của một trong những người sáng lập.
Từ các lực lượng kinh tế và xã hội đã thúc đẩy việc tạo ra TPS cho đến sự phát triển lịch sử của nó, cuốn sách này cho phép người đọc đi vào tâm trí của Ohno, đưa ra những bài học tư duy tinh gọn ngày nay về triết lý đằng sau hệ thống.

5. Gemba Kaizen

Masaaki Imai, người sáng lập Viện Kaizen, góp phần làm sáng tỏ khái niệm của gemba.
Gemba Kaizen tiết lộ cách thực hiện hiệu quả chi phí, cải thiện gia tăng trong các quy trình kinh doanh quan trọng thông qua việc bao quát toàn diện các khái niệm gemba kaize , bao gồm tổ chức nơi làm việc, loại bỏ muda (lãng phí), quản lý trực quan và vai trò của quản lý tại nơi làm việc tinh gọn.
Cuốn sách cũng bao gồm các nghiên cứu trường hợp thực tế từ nhiều ngành công nghiệp.

6. The Lean Six Sigma Pocket Toolbook

Cuốn sách nhỏ gọn nhưng toàn diện này là tài liệu tham khảo bắt buộc cho các công cụ và khái niệm Lean và Six Sigma.
Cuốn sách công cụ bỏ túi Lean Six Sigma có tóm tắt và ví dụ về 70 công cụ quan trọng nhất trong Lean Six Sigma, được nhóm theo mục đích và cách sử dụng, bao gồm lời khuyên của chuyên gia về cách xác định công cụ nào là tốt nhất cho các mục đích khác nhau.

7. Lean Thinking: Banish Waste and Create Wealth in Your Corporation

Từ các tác giả của The Machine That Changed The World, Lean Thinking là một phần tiếp theo thực tế giải thích cho cách thức của những người sản xuất tinh gọn.
Jones và Womack dạy các nguyên tắc xác định sẽ chi phối bất kỳ triển khai tinh gọn nào, từ xác định giá trị doanh nghiệp của bạn và làm rõ dòng giá trị đến phấn đấu hướng tới sự hoàn hảo bằng cách loại bỏ muda (lãng phí).

8. Learning to See: Value Stream Mapping to Add Value and Eliminate Muda

Trong cuốn sách này, Mike Rother và John Shook (tác giả của Kaizen Express) giới thiệu công cụ lập bản đồ dòng giá trị, bản thiết kế cho chuyển đổi tinh gọn qua một hướng dẫn từng bước dễ đọc.
Học cách nhìn thấy sự tham gia và giáo dục người đọc của tất cả các nền tảng thông qua bản đồ, sơ đồ và minh họa, và nghiên cứu trường hợp thực tế.

9. The Goal: A Process of Ongoing Improvement

Phải đọc cho bất cứ ai nghiên cứu hệ thống sản xuất, Goal Goalset như một cuốn tiểu thuyết theo phong cách nhanh làm sáng tỏ tầm quan trọng của việc xác định các mục tiêu đặt các tổ chức trên con đường cải tiến liên tục.
Mục tiêu kể về câu chuyện của một người quản lý nhà máy, người đã có 90 ngày để cứu nhà máy của mình khỏi việc đóng cửa và phải thoát ra khỏi lối suy nghĩ thông thường của mình để thành công.

10. 2 Second Lean

Tác giả Paul Akers muốn bạn biết rằng bạn có thể cải thiện nơi làm việc, văn hóa công ty hoặc cuộc sống bằng cách cải thiện 2 giây.
Trong 2 Second Lean, Akers vạch ra con đường biến đổi văn hóa của công ty mình, FastCap, từ khởi đầu khiêm tốn của hành trình tinh gọn đến một câu chuyện thành công về đào tạo mọi người về văn hóa cải tiến liên tục.
Akers chia nhỏ các khái niệm của mình thành các bài học dễ tiêu hóa để giúp người đọc áp dụng các bài học của Akers vào các tổ chức của riêng họ.