Mục tiêu của Kanban là xác định các vấn đề tiêu cực tiềm năng trong quy trình của bạn và khắc phục chúng để công việc có thể vượt qua nó một cách hiệu quả với tốc độ tối ưu hoặc thông lượng.
Kanban là một khái niệm liên quan đến sản xuất tinh gọn và đúng lúc (JIT), trong đó nó được sử dụng như một hệ thống lập kế hoạch cho bạn biết sản xuất cái gì, khi nào sản xuất và sản xuất bao nhiêu.
- Kanban bắt nguồn từ đâu?
- Phương pháp Kanban là gì?
- Nguyên tắc nền tảng Kanban
- 6 thực tiễn cốt lõi của Kanban
- Kanban hoạt động như thế nào? – Khái niệm
- Giới hạn WIP tại Kanban
- Kanban trong CNTT & Phần mềm
- Kanban trong phát triển Lean / Agile
- Kanban ngoài Phần mềm & CNTT
- Bắt đầu sử dụng Công cụ Kanban
- Kanban bắt nguồn từ đâu?
1. Lịch sử tóm tắt về Kanban
Hệ thống được tạo ra như một hệ thống lập kế hoạch đơn giản, mục đích là kiểm soát và quản lý công việc và hàng tồn kho ở mọi giai đoạn sản xuất một cách tối ưu.
Cần chú ý đặc biệt để tránh tắc nghẽn có thể làm chậm quá trình sản xuất. Mục đích là để đạt được thông lượng cao hơn với thời gian giao hàng thấp hơn. Theo thời gian, Kanban đã trở nên có hiệu quả trong một loạt các hệ thống sản xuất.
Phương pháp Kanban là gì?
David xây dựng trên các tác phẩm của Taiichi Ohno, Eli Goldratt, Edward Demmings, Peter Drucker và những người khác để định nghĩa Phương pháp Kanban, với các khái niệm như hệ thống kéo, lý thuyết xếp hàng và dòng chảy.
Cuốn sách đầu tiên của ông về Kanban – Kan Kanban: Thay đổi tiến hóa thành công cho doanh nghiệp công nghệ của bạn, xuất bản năm 2010, là định nghĩa toàn diện nhất về Phương pháp Kanban cho công việc tri thức.
Nguyên tắc & Thực hành Kanban
Nếu bạn tuân thủ các nguyên tắc và thực tiễn này, bạn sẽ có thể sử dụng Kanban thành công để tối đa hóa lợi ích cho quy trình kinh doanh của mình – cải thiện lưu lượng, giảm thời gian chu kỳ, tăng giá trị cho khách hàng, với khả năng dự đoán cao hơn – tất cả đều quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào hôm nay.
Bốn nguyên tắc nền tảng của Phương pháp Kanban
Kanban phải được áp dụng trực tiếp vào quy trình làm việc hiện tại. Mọi thay đổi cần thiết có thể xảy ra dần dần trong một khoảng thời gian với tốc độ mà nhóm cảm thấy thoải mái.
Vì vậy, không cần thiết phải thay đổi vai trò và chức năng hiện có của bạn mà có thể hoạt động tốt. Nhóm sẽ hợp tác xác định và thực hiện bất kỳ thay đổi cần thiết.
Ba nguyên tắc này giúp các tổ chức vượt qua sự kháng cự cảm xúc điển hình và nỗi sợ thay đổi thường đi kèm với bất kỳ sáng kiến thay đổi nào trong một tổ chức.
Mọi người ở mọi cấp có thể cung cấp ý tưởng và thể hiện khả năng lãnh đạo để thực hiện các thay đổi để liên tục cải thiện cách họ cung cấp sản phẩm và dịch vụ của họ.
Mỗi du khách nhận được một thẻ nhựa ở lối vào, phải được trả lại trong khi rời khỏi khu vườn. Bởi vì tổng số thẻ được giới hạn một cách có ý nghĩa, chỉ có rất nhiều du khách có thể đi dạo qua cung điện trong một thời gian nhất định.
Khách truy cập mới phải chờ xếp hàng cho đến khi thẻ/ khe tiếp theo khả dụng. Quyền truy cập vào cung điện là miễn phí, nhưng nó chỉ được cấp nếu thẻ được phân bổ trước có sẵn.
6 thực tiễn cốt lõi của phương pháp Kanban
Đây là bước đầu tiên cơ bản để áp dụng và triển khai Phương pháp Kanban. Bạn cần hình dung – trên bảng vật lý hoặc Bảng Kanban điện tử, các bước quy trình mà bạn hiện đang sử dụng để phân phối công việc hoặc dịch vụ của mình.
Tùy thuộc vào mức độ phức tạp của quy trình và hỗn hợp công việc của bạn (các loại công việc khác nhau mà bạn làm việc và phân phối), bảng Kanban của bạn có thể rất đơn giản đến rất phức tạp.
Khi bạn hình dung quá trình của mình, sau đó bạn có thể hình dung công việc hiện tại mà bạn và nhóm của bạn đang làm. Điều này có thể ở dạng hình dán hoặc thẻ có màu khác nhau để biểu thị các loại dịch vụ khác nhau hoặc có thể chỉ đơn giản là loại mặt hàng công việc khác nhau.
Hạn chế tiến độ công việc (WIP) là cơ bản để triển khai Kanban – một ‘Hệ thống kéo’. Bằng cách giới hạn WIP, bạn khuyến khích nhóm của bạn hoàn thành công việc trước khi tiếp nhận công việc mới.
Vì vậy, công việc hiện đang được tiến hành phải được hoàn thành và đánh dấu thực hiện. Điều này tạo ra năng lực trong hệ thống, vì vậy công việc mới có thể được nhóm kéo vào.
Ban đầu, có thể không dễ để quyết định giới hạn WIP của bạn là gì. Trong thực tế, bạn có thể bắt đầu không có giới hạn WIP. Don Reinertsen tuyệt vời gợi ý (ông đã làm như vậy tại một trong các hội nghị Lean Kanban) rằng bạn có thể bắt đầu không có giới hạn WIP và chỉ cần quan sát tiến trình ban đầu khi nhóm của bạn bắt đầu sử dụng Kanban.
Khi bạn có đủ dữ liệu, hãy xác định giới hạn WIP cho từng giai đoạn của quy trình công việc (mỗi cột trong bảng Kanban của bạn) bằng một nửa WIP trung bình. Thông thường, nhiều đội bắt đầu với Giới hạn WIP từ 1 đến 1,5 lần số người làm việc trong một giai đoạn cụ thể.
Quản lý và cải thiện lưu lượng là mấu chốt của hệ thống Kanban của bạn sau khi bạn thực hiện 2 thực tiễn đầu tiên. Hệ thống Kanban giúp bạn quản lý luồng bằng cách làm nổi bật các giai đoạn khác nhau của quy trình làm việc và trạng thái công việc trong từng giai đoạn.
Tùy thuộc vào mức độ quy trình công việc được xác định và Giới hạn WIP được đặt, bạn sẽ quan sát một dòng chảy trơn tru trong giới hạn WIP hoặc công việc chồng chất khi có thứ gì đó được giữ và bắt đầu tăng dung lượng.
Tất cả những điều này ảnh hưởng đến việc làm việc nhanh chóng đi qua từ đầu đến cuối dòng công việc (một số người gọi đó là luồng giá trị). Kanban giúp nhóm của bạn phân tích hệ thống và thực hiện các điều chỉnh để cải thiện lưu lượng để giảm thời gian cần thiết để hoàn thành từng phần công việc.
Cải thiện khả năng dự báo thời gian hoàn thành đáng tin cậy là một phần quan trọng trong việc triển khai hệ thống Kanban!
Là một phần của trực quan hóa quy trình của bạn, cũng có ý nghĩa khi xác định và hình dung rõ ràng, chính sách của bạn (quy tắc hoặc hướng dẫn quy trình) cho cách bạn thực hiện công việc bạn làm.
Bằng cách xây dựng các nguyên tắc quy trình rõ ràng, bạn tạo ra một cơ sở chung cho tất cả những người tham gia để hiểu cách thực hiện bất kỳ loại công việc nào trong hệ thống.
Ví dụ về các chính sách rõ ràng bao gồm định nghĩa khi nào một nhiệm vụ được hoàn thành, mô tả các làn hoặc cột riêng lẻ, ai kéo khi nào… Các chính sách phải được xác định rõ ràng và trực quan thường ở trên cùng của bảng và trên mỗi làn và cột.
Các vòng phản hồi là một phần không thể thiếu của bất kỳ hệ thống tốt nào. Phương pháp Kanban khuyến khích và giúp bạn thực hiện các vòng phản hồi thuộc nhiều loại khác nhau – xem xét các giai đoạn trong quy trình, số liệu và báo cáo của hội đồng Kanban và một loạt các tín hiệu trực quan cung cấp cho bạn phản hồi liên tục về tiến trình công việc – hoặc thiếu nó – trong hệ thống của bạn.
Phương pháp Kanban là một quá trình cải tiến tiến hóa. Nó giúp bạn áp dụng các thay đổi nhỏ và cải thiện dần dần với tốc độ và kích thước mà nhóm của bạn có thể xử lý dễ dàng.
Nó khuyến khích việc sử dụng phương pháp khoa học – bạn hình thành một giả thuyết, bạn kiểm tra nó và bạn thực hiện các thay đổi tùy thuộc vào kết quả của bài kiểm tra của bạn.
Là một nhóm thực hiện các nguyên tắc Lean/ Agile, nhiệm vụ chính của bạn là đánh giá quá trình của bạn liên tục và cải thiện liên tục khi cần thiết và càng tốt.
Các hệ thống Kanban giúp bạn thu thập nhiều dữ liệu hiệu suất của hệ thống – theo cách thủ công. Sử dụng dữ liệu này và các số liệu mà nó giúp bạn tạo ra, bạn có thể dễ dàng đánh giá xem hiệu suất của mình được cải thiện hay giảm xuống – và điều chỉnh hệ thống của bạn khi cần.
Kanban hoạt động như thế nào?
- To Do: Cột này liệt kê các nhiệm vụ chưa được bắt đầu. (hay còn gọi là backlog
- In progjess: Bao gồm các nhiệm vụ đang được tiến hành.
- Done: Bao gồm các nhiệm vụ đã hoàn thành.
FLOW
Tất cả mọi thứ cản trở dòng chảy nên được kiểm tra nghiêm ngặt. Kanban có các kỹ thuật, số liệu và mô hình khác nhau và nếu chúng được áp dụng nhất quán, nó có thể dẫn đến văn hóa cải tiến liên tục (kaizen).
Giới hạn WIP Kanban
WIP – Công việc đang tiến hành – Các giới hạn được xác định ở mỗi giai đoạn của quy trình làm việc trên bảng Kanban khuyến khích các thành viên trong nhóm hoàn thành công việc trong tay và sau đó, tiếp tục công việc tiếp theo.
Như bạn có thể thấy từ trên cao, nó còn hơn thế nữa. Bạn sẽ thực sự được hưởng lợi từ việc thực hiện nó nếu bạn áp dụng tất cả các nguyên tắc và thực hành theo phương pháp.
Kanban trong CNTT & Phần mềm
Do đó, Kanban không phải là một khung quản lý như Scrum. Thay vào đó, mục đích của Kanban là liên tục cải thiện quy trình làm việc của chính mình.
Trong quá trình này, bạn sẽ thấy mình trên con đường cung cấp liên tục các tính năng, sản phẩm hoặc dịch vụ.
Kanban trong phát triển sản phẩm/ phần mềm Lean/ Agile
Phương pháp Kanban cung cấp cho các nhóm công nghệ một bộ nguyên tắc tuyệt vời để trực quan hóa công việc của họ, phân phối sản phẩm và dịch vụ liên tục và nhận phản hồi của khách hàng thường xuyên hơn và với tốc độ cao hơn.
Do đó, nó đang giúp các nhóm tiếp cận thị trường nhanh hơn với độ trung thực cao hơn với những gì khách hàng muốn từ những sản phẩm và dịch vụ đó.
Sự ra đời của Upban Kanban, Danh mục đầu tư Kanban và Lập kế hoạch dịch vụ doanh nghiệp trong những năm gần đây đã cung cấp cho các doanh nghiệp lý do lớn hơn để triển khai Kanban để đạt được sự linh hoạt của doanh nghiệp và cải thiện hiệu quả thị trường.
Nó giúp bạn cung cấp liên tục hơn và nhận phản hồi nhanh hơn để thực hiện bất kỳ thay đổi nào có thể cần thiết cho khách hàng của bạn. Nó giúp bạn trở nên nhanh nhạy hơn.
Kanban ngoài Phần mềm & CNTT
Một loạt các tổ chức, công ty nhân sự, tổ chức tuyển dụng, công ty quảng cáo, công ty bảo hiểm và nhiều người khác đang tìm đến Kanban để hợp lý hóa hoạt động của họ, loại bỏ lãng phí và cải thiện đáng kể thông lượng và chất lượng.
Ai có thể sử dụng Kanban?
Các nhóm phát triển phần mềm và quản lý dự án CNTT sử dụng rộng rãi các bảng Kanban. Chúng cũng được sử dụng bởi một số nhóm dự án và quản lý doanh nghiệp khác để tiến hành công việc thông minh và hợp lý hóa thủ tục kinh doanh. Nói tóm lại, bảng Kanban có thể được sử dụng bởi những người cần những điều sau đây:
- Trực quan hóa công việc đang được tiến hành;
- Hiểu ngay lập tức các trở ngại chịu trách nhiệm cho sự chậm trễ và thực hiện các hành động để loại bỏ chúng;
- Cải thiện giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm;
- Trao quyền cho nhóm để tự quản lý quy trình công việc và quy trình trực quan;
- Cảm hứng hợp tác nhóm.